Expediente IT
¿Cómo elaborarlo para asegurar su Deducción Fiscal por Innovación Tecnológica?
Asegure el 12 % de deducción fiscal sobre sus gastos de Innovación Tecnológica con un expediente técnico conforme y defendible.
- Acompañamiento 100 % al éxito: sin resultado, sin coste
- Expedientes redactados por ingenieros y doctores especializados
- Estructura y contenido 100 % alineados con la normativa fiscal española
- Presencia en toda España, en todos los sectores innovadores
Una primera conversación para comprender su proyecto, calificar su innovación y estimar su deducción fiscal.
¿Qué es un expediente IT y por qué es imprescindible?
El expediente IT es un conjunto de justificantes técnicos y financieros preparados por la empresa para asegurar su solicitud de Deducción Fiscal por Innovación Tecnológica. Permite demostrar las condiciones de elegibilidad al IT, la realidad de los trabajos realizados y la conformidad de los gastos declarados.
Para una pyme, el IT representa un apoyo clave a la innovación y puede suponer una ventaja fiscal significativa, según los porcentajes de deducción establecidos por la normativa española. De ahí la importancia de documentar rigurosamente el proyecto para preservar el beneficio fiscal.
En la práctica, la falta de documentación precisa o coherente puede llevar a la Agencia Tributaria a cuestionar total o parcialmente la deducción en caso de inspección.
Seguridad fiscal
Aunque la legislación española no impone un formato obligatorio de “expediente IT”, la administración exige que la empresa pueda justificar, de manera clara y detallada, los trabajos realizados y los gastos de innovación asociados. En caso de inspección, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) puede requerir elementos técnicos, científicos, metodológicos o financieros que demuestren que los trabajos corresponden efectivamente a una actividad de innovación tecnológica.
En ausencia de justificantes suficientes, la empresa se expone a una pérdida del derecho a la deducción, a una regularización fiscal y, en ciertos casos, a sanciones. Un expediente bien estructurado permite acreditar la realidad de los trabajos, su elegibilidad y la veracidad de los gastos, demostrando además el correcto cumplimiento de la normativa vigente.
Marco normativo
En España, las deducciones fiscales por innovación están reguladas por la Ley del Impuesto sobre Sociedades y por los criterios técnicos definidos por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades, que es la única institución competente para emitir el informe motivado.
Los organismos de certificación acreditados por ENAC intervienen previamente, aportando un informe técnico que certifica que el proyecto se encuadra en innovación o I+D, y que sirve de base para la emisión del informe motivado ministerial.
Este marco exige:
- una documentación científica y técnica detallada,
- una justificación cronológica de los trabajos,
- una trazabilidad de los recursos humanos y materiales utilizados.
Un expediente bien redactado es también un requisito previo imprescindible para obtener un informe motivado, que permite asegurar la posición de la empresa antes de la declaración fiscal.
Riesgos en caso de inspección
La ausencia de justificantes completos puede llevar al rechazo total o parcial del IT. Entre las causas más frecuentes se encuentran:
- una demostración insuficiente del carácter innovador del producto,
- la confusión entre innovación tecnológica y simples mejoras estéticas o de marketing,
- el uso de subcontratistas no elegibles o no certificados,
- una trazabilidad deficiente de los trabajos o de los gastos.
¿Qué debe contener un buen expediente IT?
Presentación del proyecto
Se recomienda comenzar el expediente IT con una presentación clara y estructurada del proyecto: objetivos, alcance, empresa beneficiaria, y retos técnicos y estratégicos. El objetivo es introducir el proyecto de forma comprensible para la administración, utilizando un lenguaje accesible pero preciso.
Incluya:
- el contexto del lanzamiento del proyecto (necesidad del cliente, oportunidad de mercado, limitaciones identificadas),
- las principales etapas de desarrollo previstas,
- los entregables esperados (productos, funcionalidades, niveles de rendimiento).
Un resumen ejecutivo permite situar el proyecto dentro de la estrategia general de la empresa y facilita la comprensión de su carácter innovador, especialmente por parte de los evaluadores encargados de emitir el informe motivado.
Análisis de las soluciones existentes
Para demostrar el carácter innovador del producto, es altamente recomendable incluir un análisis de las soluciones competidoras o existentes en el mercado español o internacional. Esto permite mostrar cómo el proyecto supera lo ya conocido.
Incluya, por ejemplo:
- una revisión de los productos o tecnologías ya disponibles,
- un análisis de las limitaciones técnicas o funcionales de las soluciones existentes,
- fuentes verificables: bases de patentes (OEPM, Espacenet), publicaciones científicas, sitios web de empresas, etc.
Un cuadro comparativo entre su solución y los productos existentes puede ayudar a resaltar las mejoras aportadas.
Trabajos técnicos realizados
Aunque la deducción IT no se basa en el concepto de “retos técnicos” como en los proyectos de I+D, es igualmente esencial describir con claridad los esfuerzos técnicos o funcionales necesarios para el desarrollo del prototipo o de la instalación piloto.
Documente:
- las limitaciones técnicas o funcionales encontradas,
- las pruebas, ensayos o iteraciones realizadas,
- los resultados obtenidos, incluso en caso de fallos parciales.
Estos elementos sirven para justificar los trabajos efectivamente realizados y los gastos de innovación incluidos en la declaración fiscal.
Competencias movilizadas
Indique con precisión:
- los perfiles implicados (ingenieros, desarrolladores, jefes de proyecto, diseñadores UX, etc.),
- sus funciones específicas dentro del proyecto,
- el tiempo dedicado (en días u horas).
Información útil: Es importante que el nombre, la cualificación y el rol de cada participante sean trazables y coherentes con las nóminas o registros horarios, para validar los costes salariales incluidos en el expediente.
Medios técnicos y humanos
Especifique las herramientas y recursos utilizados para llevar a cabo los trabajos:
- software de diseño o desarrollo (por ejemplo, CAD, plataformas de desarrollo),
- equipos de prototipado, prueba o ensayo,
- entornos de simulación o bancos de prueba.
En caso de declarar costes internos (amortizaciones, alquileres…), estos recursos deben estar claramente justificados, para vincularlos a la innovación y asegurar una distribución adecuada de los gastos en el expediente IT.
Entregables y justificantes
Reúna todos los elementos de prueba concretos que demuestren los trabajos realizados:
- capturas de pantalla, fotos de prototipos, versiones intermedias,
- tickets de desarrollo, informes o cuadernos de pruebas,
- documentos internos: actas de reuniones, notas de diseño, comunicaciones técnicas,
- cualquier entregable que evidencie la evolución del proyecto.
Una documentación completa y fechada es esencial para justificar los gastos IT en caso de inspección. La falta de justificantes suficientes puede llevar al rechazo de la deducción.
¿Cuándo y cómo debe elaborarse un expediente IT?
Momento oportuno
El momento más adecuado para elaborar el expediente IT suele ser durante el desarrollo del proyecto, ya que permite conservar información precisa y verificable. Esperar al cierre contable o a una posible inspección fiscal conlleva riesgos: omisiones, información incompleta o reconstrucciones imprecisas de los trabajos realizados.
Redactar el expediente en paralelo al desarrollo permite documentar en tiempo real las limitaciones técnicas, incertidumbres u obstáculos encontrados durante la concepción del prototipo o de la instalación piloto.
Etapas de elaboración
Un expediente IT bien fundamentado puede estructurarse en torno a cinco etapas clave, consideradas como buenas prácticas:
- Identificación del proyecto: descripción del producto objetivo, sus finalidades y las características innovadoras que se buscan desarrollar.
- Análisis de las soluciones existentes: estudio del estado del arte y de los productos similares disponibles en el mercado, para demostrar el carácter innovador del proyecto.
- Definición de los trabajos a realizar: exposición de las limitaciones técnicas o funcionales que deben resolverse para diseñar el prototipo o la instalación piloto.
- Justificación de los medios utilizados: presentación de los equipos implicados, sus competencias y los recursos materiales empleados.
- Compilación de justificantes: recopilación de pruebas de los trabajos realizados (versiones de prototipos, entregables, capturas de pantalla, documentos técnicos, registros de pruebas, etc.).
Cada etapa debe estar documentada, fechada y trazable. El expediente debe reflejar fielmente la realidad vivida por los equipos técnicos, y no limitarse a una formalización posterior.
Modelo o personalización
No existe un modelo oficial de expediente IT impuesto por la administración fiscal española. Esto ofrece cierta flexibilidad… pero también aumenta el riesgo de errores. Utilizar una plantilla puede ser útil para estructurar el contenido, siempre que se personalice según las especificidades del proyecto, garantizando así su pertinencia y conformidad.
Benefíciese de nuestro acompañamiento a medida
- 1. Auditoría de sus proyectos y gastos: analizamos sus productos, calificamos la innovación tecnológica y estimamos su potencial de deducción fiscal (IT).
- 2. Redacción del expediente técnico y cálculo del IT: un expediente completo, claro y estructurado, conforme a las exigencias de la administración fiscal española y listo para defenderse en caso de inspección.
- 3. Declaración y trámites fiscales: nos encargamos de todo el proceso: preparación de la documentación técnica, apoyo para obtener un informe motivado, e integración en su declaración del Impuesto sobre Sociedades.
- 4. Seguimiento hasta la obtención del beneficio fiscal: le asistimos en caso de requerimientos por parte de la administración y le acompañamos hasta la aplicación efectiva de la deducción en su impuesto.
- Sin estrés administrativo : Nos ocupamos de todos los trámites fiscales
- Ventaja fiscal optimizada : Recupera el 100 % de lo que le corresponde
- Máxima seguridad : Expediente conforme, verificado y listo para cualquier control
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¿Cómo estructurar un expediente IT de forma clara y eficaz?
Plan recomendado
Un expediente IT bien estructurado debe seguir un esquema lógico y jerarquizado, que facilite su análisis por parte de la administración fiscal española o de los organismos encargados de la evaluación, acreditados por la ENAC bajo la supervisión del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades.
Modelo recomendado:
- Portada
Portada con todos los datos obligatorios del proyecto, de la empresa y del ejercicio fiscal correspondiente. - Resumen del proyecto
Alcance, contexto y objetivos técnicos del proyecto. - Estado del arte
Descripción de las soluciones existentes y referencias técnicas empleadas para situar el proyecto en su contexto tecnológico. - Novedad tecnológica del proyecto
Identificación clara de los elementos innovadores frente al estado del arte. - Estructura general de los trabajos y planificación
Organización de los trabajos técnicos y funcionales, estado de ejecución, planificación temporal y evidencias disponibles. - Clasificación de las actividades según el artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades
Distinción precisa entre actividades de I+D, de Innovación Tecnológica (IT) y actividades no elegibles, conforme al marco legal vigente. - Información complementaria
Cualquier elemento adicional que facilite la comprensión técnica, funcional o metodológica del proyecto. - Información sobre otras ayudas, apoyos o incentivos
Detalle de subvenciones, ayudas públicas u otros incentivos concedidos en relación con el proyecto. - Descripción de los recursos aplicados y planificados
Recursos humanos y técnicos utilizados, con indicación de su procedencia interna o externa.
Los costes asociados deberán imputarse explícitamente a I+D, a IT o declararse como no imputables, conforme a la normativa aplicable.
Este esquema debe adaptarse a la naturaleza de cada proyecto, manteniendo siempre un alto nivel de rigor documental y de traçabilité.
El objetivo es justificar de forma clara, estructurada y conforme a la normativa la elegibilidad de los trabajos y de los gastos incluidos en la deducción por Innovación Tecnológica.
Calidad redaccional
La forma es tan importante como el fondo. Un buen expediente IT:
- evita frases largas, imprecisas o subjetivas,
- utiliza un lenguaje técnico controlado, sin exceso de jerga,
- prioriza frases cortas, claras, objetivas y orientadas a la demostración.
Errores frecuentes
Estos son algunos de los errores más comunes que debilitan un expediente IT:
- utilizar un expediente de I+D sin adaptarlo al marco específico del IT,
- confundir actividades de marketing o comerciales con innovación tecnológica,
- presentar descripciones demasiado generales, sin detallar los trabajos efectivamente realizados,
- descuidar la trazabilidad de los tiempos dedicados o la conservación de entregables.
Formato y soporte
El expediente puede presentarse:
- en formato Word o PDF,
- en soporte digital (memoria USB, plataforma compartida, sistema cloud seguro),
- con una organización clara en carpetas nombradas y fechadas (evidencias, imágenes, fuentes, registros de pruebas…).
Importante: conserve siempre los archivos en su versión original (por ejemplo: archivos CAD, diagramas de Gantt, exportaciones en bruto), además de las versiones maquetadas. La administración puede requerir justificantes técnicos sin editar en caso de inspección.
Más información sobre la IT
Publicamos regularmente artículos, información y vídeos para proporcionarle datos precisos.
BirdINNOV responde a sus preguntas sobre el expediente de deducción fiscal por IT
¿Cuáles son las expectativas de la administración fiscal española respecto al expediente IT?
Nivel de detalle
La administración espera un nivel de precisión suficiente para poder valorar la realidad de los trabajos relacionados con el diseño de un prototipo o de una instalación piloto de un producto con características innovadoras. Estos elementos son fundamentales para demostrar la elegibilidad al IT, conforme a los criterios establecidos por la legislación española y las recomendaciones de organismos competentes como el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades y las entidades acreditadas por la ENAC.
El expediente debe permitir explicar claramente:
- en qué medida el producto desarrollado se distingue de las soluciones existentes y presenta un carácter innovador en el mercado,
- los trabajos técnicos o funcionales realizados en el marco del diseño,
- los recursos humanos y materiales movilizados para llevar a cabo dichos trabajos.
Una presentación demasiado general, con enfoque principalmente comercial o de marketing, o insuficientemente documentada, puede llevar a la administración a rechazar total o parcialmente la deducción. Por el contrario, un expediente estructurado, claro y respaldado con pruebas concretas facilita el análisis y refuerza la justificación de los gastos declarados.
Coherencia fiscal
En caso de inspección, la administración puede contrastar la información técnica del expediente con diversos elementos contables y declarativos, tales como:
- los importes consignados en la declaración del Impuesto sobre Sociedades,
- los justificantes de costes salariales (nóminas, partes horarios, contratos),
- las facturas, amortizaciones o contratos de subcontratación,
- cualquier otro documento contable que permita verificar la realidad de los gastos declarados y su correcta imputación.
Una incoherencia entre los datos técnicos y financieros puede debilitar la solicitud de deducción y provocar un rechazo total o parcial de los gastos incluidos.
Casos de regularización
Entre los motivos más habituales de rechazo de una deducción IT se encuentran:
- la falta de demostración del carácter innovador del producto, requisito esencial de elegibilidad,
- gastos no justificados o que no corresponden a trabajos de diseño de un prototipo (por ejemplo: diseño únicamente estético),
- servicios subcontratados mal descritos o no documentados adecuadamente en relación con los trabajos declarados,
- actividades que corresponden a adaptaciones simples, integración o funciones comerciales, sin componente técnico ni de desarrollo específico.
Estas situaciones suelen reflejar un incumplimiento de los criterios de elegibilidad o una asignación incorrecta de los gastos, lo que puede dar lugar a una regularización fiscal.
¿Se puede redactar un expediente IT internamente?
Competencias necesarias
La redacción de un expediente IT requiere una combinación de competencias clave:
- técnicas, para comprender y describir los trabajos realizados durante el diseño del prototipo o de la instalación piloto, formular los justificantes y colaborar eficazmente con los equipos de I+D o producto;
- redaccionales, para estructurar un contenido claro, preciso y comprensible para la administración fiscal o los organismos evaluadores acreditados por la ENAC, bajo la supervisión del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades;
- fiscales, para vincular los aspectos técnicos con los datos financieros (costes salariales, subcontrataciones, amortizaciones…) y dominar los criterios de elegibilidad establecidos por la normativa española.
Límites del trabajo interno
Incluso en empresas bien organizadas, la elaboración interna de un expediente IT puede enfrentarse a dificultades habituales:
- una evaluación a veces sesgada o incompleta del carácter innovador del producto respecto al estado del arte o al mercado,
- una documentación desequilibrada: algunos aspectos muy detallados y otros descuidados,
- un conocimiento parcial de la evolución de los criterios fiscales y de las exigencias documentales actuales.
Ventajas del acompañamiento especializado
Contar con el apoyo de un despacho especializado ofrece varias ventajas:
- objetivar el grado de innovación tecnológica según los criterios fiscales de elegibilidad,
- estructurar un expediente coherente, completo y defendible ante una posible inspección,
- ahorrar tiempo valioso: la empresa puede centrarse en su actividad principal, mientras los expertos traducen la información técnica al lenguaje fiscal.
Un impulso adicional: BirdINNOV ofrece una auditoría rápida y sin compromiso de su proyecto, con el fin de determinar si un acompañamiento es oportuno. Nuestro objetivo: maximizar su deducción fiscal por innovación tecnológica (IT), asegurando al mismo tiempo su validez jurídica y fiscal.
¿Cómo integrar los trabajos de subcontratación en un expediente IT?
Condiciones de elegibilidad
Para que un gasto de subcontratación sea elegible para la Deducción Fiscal por Innovación Tecnológica (IT), la empresa debe poder demostrar que:
- los trabajos encargados al subcontratista contribuyen directamente al diseño del prototipo o de la instalación piloto de un producto con características innovadoras,
- los servicios no se limitan a tareas ejecutivas, comerciales o meramente estéticas, sin relación con los aspectos técnicos del desarrollo,
- la empresa contratante mantiene el control del proyecto: definición de las necesidades, seguimiento de los trabajos, validación de los entregables.
Atención: los proveedores deben estar establecidos en España, en la Unión Europea o en un país que haya firmado con España un convenio de intercambio de información fiscal. Ciertas certificaciones o acreditaciones (por ejemplo, informes motivados emitidos por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades) pueden ser necesarias para asegurar la deducción.
Documentación justificativa
El expediente IT debe permitir justificar claramente el papel del subcontratista y la naturaleza de los trabajos realizados. Se recomienda incluir:
- el contrato o pedido que especifique la misión, su alcance y los entregables,
- los entregables técnicos (informes, prototipos, versiones intermedias, resultados de pruebas, documentación técnica),
- las facturas correspondientes, acompañadas de elementos que demuestren su vínculo directo con los trabajos de innovación declarados.
Importante: aunque el subcontratista cuente con un reconocimiento oficial o acreditación, la administración puede recalificar la actividad como “no elegible” si los trabajos no se consideran suficientemente técnicos o innovadores.
Ejemplos concretos
Elegible: una start-up encarga a un proveedor especializado el desarrollo de un módulo de software innovador necesario para el prototipo de su producto. El proveedor entrega documentación técnica, resultados de pruebas y versiones intermedias. → Gasto potencialmente elegible para el IT, siempre que esté debidamente justificado.
No elegible: una pyme subcontrata la creación de visuales 3D de marketing para presentar su producto, sin contribución directa al diseño técnico. No se aporta ningún documento que demuestre innovación ni desarrollo técnico. → Gasto que puede ser rechazado en caso de inspección.
¿Cuánto tiempo se necesita para elaborar un expediente IT completo?
Plazos medios
La elaboración de un expediente IT puede tardar varias semanas, dependiendo de la complejidad del proyecto y de la disponibilidad de los equipos involucrados. Este plazo incluye:
- la recopilación de la información técnica y financiera,
- las entrevistas con los equipos de I+D, producto o ingeniería,
- la redacción del expediente y las validaciones con los distintos responsables.
Varios factores influyen en el tiempo de preparación:
- el número de proyectos que se deben documentar,
- la centralización o dispersión de los datos técnicos y contables,
- la disponibilidad de los interlocutores (ingenieros, RR. HH., contabilidad, dirección financiera).
Importante: el plazo puede reducirse considerablemente si la empresa ya dispone de entregables bien estructurados (pliegos de condiciones, resultados de pruebas, diarios de desarrollo, archivos técnicos…).
Factores que pueden alargar el proceso
Algunos elementos pueden ralentizar significativamente la elaboración del expediente IT:
- documentación dispersa o no formalizada,
- indisponibilidad de los jefes de proyecto o expertos técnicos,
- confusión entre los ámbitos del IT y del I+D (Investigación y Desarrollo),
- cambios en la organización interna o en el proveedor durante el año fiscal.
Anticipación estratégica
La mejor práctica consiste en anticiparse desde el inicio del proyecto. Integrar la preparación del expediente IT en su metodología de gestión de la innovación permite:
- ahorrar tiempo al final del ejercicio fiscal,
- recopilar la información adecuada en el momento oportuno,
- garantizar la calidad y trazabilidad del expediente a lo largo del tiempo.
