Expediente para deducciones fiscales por I+D+i ¿Cómo asegurarse de que sea completo y conforme?
Constituya un expediente de I+D+i completo, conforme y defendible en caso de inspección fiscal en España.
- Trazabilidad técnica y financiera de los proyectos de I+D+i
- Justificación conforme a los requisitos de la Agencia Tributaria y al modelo oficial del Ministerio de Ciencia e Innovación
- Acompañamiento integral: estructuración, redacción, verificación
- Honorarios según resultados: solo se paga en caso de éxito
Un primer intercambio para analizar sus proyectos de I+D+i, comprender sus objetivos y estimar el importe potencial del incentivo fiscal correspondiente.
¿Qué es un expediente para deducciones fiscales por I+D+i?
Objetivo del expediente justificativo
El expediente de crédito fiscal por I+D+i es un documento justificativo elaborado por la empresa para demostrar la elegibilidad de sus actividades de investigación y desarrollo o innovación, de acuerdo con los criterios establecidos por la administración tributaria española.
Se trata de un conjunto técnico y financiero que permite acreditar, a posteriori, que los proyectos declarados cumplen con las condiciones definidas por la Agencia Tributaria.
Este expediente tiene un doble objetivo:
- Asegurar la declaración del incentivo fiscal por I+D+i en caso de inspección o solicitud de información por parte de la administración.
- Estructurar internamente la trazabilidad de los trabajos de I+D+i, los recursos humanos implicados y los gastos asociados.
¿Por qué es indispensable para asegurar su incentivo fiscal por I+D+i?
Un expediente de I+D+i bien elaborado permite evitar ajustes fiscales que pueden afectar a varios ejercicios y conllevar devoluciones importantes, junto con sanciones e intereses de demora.
En caso de inspección, la administración exige pruebas concretas, fechadas y verificables. En ausencia de tales elementos, puede reconsiderar la elegibilidad de los trabajos realizados.
Sin este expediente, la carga de la prueba recae únicamente en las declaraciones, que a menudo se consideran insuficientes. Por el contrario, un expediente sólido constituye una prueba válida y oponible, lo que reduce considerablemente el riesgo de impugnación.
¿En qué casos puede ser solicitado el expediente por la administración?
El expediente de I+D+i puede ser requerido en diferentes situaciones:
- Inspección fiscal posterior a la declaración, realizada por la Agencia Tributaria.
- Revisión técnica a iniciativa del ministerio competente (por ejemplo, el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades), llevada a cabo por expertos designados.
- Solicitud puntual de aclaraciones dentro del marco de una verificación de coherencia o revisión documental.
Información útil: la normativa española no impone un formato único de expediente, pero exige que el contribuyente pueda justificar, para cada gasto declarado, su relación directa con una actividad de investigación o innovación, así como el carácter científico o tecnológico de los trabajos realizados.
Información
¿Qué elementos incluir en un expediente de I+D+i completo y conforme?
Presentación de la empresa y de su actividad de I+D+i
Comience por situar la empresa en su entorno:
- Sector de actividad
- Organización de las actividades de I+D+i (interna, externalizada o mixta)
- Historial de innovación
- Objetivos tecnológicos o científicos perseguidos
Cuadro sintético de las operaciones de I+D+i
Este cuadro permite visualizar de forma rápida el conjunto de los proyectos declarados. Para cada operación, debe incluir:
- Referencia del proyecto
- Título
- Área científica o tecnológica
- Objetivo
- Duración
- Resultado esperado
- Estado de avance
Este cuadro es fundamental para los inspectores de la Agencia Tributaria o los expertos técnicos: estructura la lectura y facilita la comprensión global del perímetro de I+D+i.
Fichas descriptivas detalladas de las operaciones elegibles
Cada proyecto debe estar documentado en una ficha individual estructurada que contenga:
- El problema técnico o científico identificado
- El enfoque de resolución (hipótesis, ensayos, iteraciones)
- Los resultados (positivos o no)
- Las personas implicadas y los medios utilizados
Estas fichas deben estar argumentadas, ser objetivas, fechadas y redactadas sin lenguaje comercial.
Justificantes de RRHH: salarios, tiempos, titulaciones, organización
Para cada persona incluida en los gastos declarados, debe conservar:
- Contrato de trabajo
- Descripción del puesto
- Título o justificante de cualificación técnica o científica
- Distribución del tiempo dedicado a los proyectos (hojas de tiempo, certificaciones jerárquicas, herramientas de seguimiento)
En España, la trazabilidad del tiempo dedicado a I+D+i es un punto de atención clave. La falta de documentación adecuada puede conllevar la exclusión de los costes asociados.
Justificantes financieros: gastos, amortizaciones, subcontratación
Conserve toda la documentación relativa a los costes declarados en el marco del crédito fiscal:
- Facturas de materiales, cuadros de amortización, licencias de software
- Contratos y facturas de subcontratación (con justificación de elegibilidad según los criterios españoles)
- Metodología de cálculo de los costes indirectos
Annexes techniques selon le secteur
Algunos sectores requieren documentación específica:
- Informática: esquemas de arquitectura, registros de pruebas, documentación técnica
- Biotecnología / Salud: protocolos experimentales, resultados de ensayos, documentación de validación clínica
- Industria: planos técnicos, informes de no conformidad, datos de bancos de ensayo
Adapte siempre la documentación a las exigencias específicas de su sector de actividad.
Hojas de cálculo y documentos a conservar en caso de inspección
Prepare un expediente electrónico o físico que incluya:
- El archivo de cálculo del crédito fiscal por I+D+i (base de deducción)
- Las versiones fechadas de las fichas de proyecto
- Informes técnicos internos que validen los trabajos realizados
- Todos los intercambios con proveedores o socios científicos o tecnológicos
¿Cómo describir eficazmente una operación de I+D elegible?
Criterios para calificar una operación como I+D
La administración tributaria española también se basa en la definición de Frascati de la OCDE. Una operación de I+D debe:
- Incluir una incertidumbre científica o tecnológica real
- Tener como objetivo un avance en el conocimiento o en las capacidades técnicas
- Desarrollarse mediante una metodología experimental estructurada
- Generar un resultado original, haya tenido éxito o no
Atención: las actividades puramente comerciales, el simple prototipado o la mejora incremental de un producto no se consideran elegibles.
¿Cómo demostrar la novedad científica o tecnológica?
Uno de los aspectos clave del expediente de I+D+i es demostrar que el problema abordado no podía resolverse con soluciones existentes o disponibles en el mercado. Para ello, puede incluir:
- Una revisión del estado del arte (artículos científicos, patentes, bases de datos técnicas)
- Análisis de viabilidad o investigaciones exploratorias sin éxito
- Hipótesis formuladas y no validadas tras pruebas
- Resultados parciales, inestables o no reproducibles
¿Qué estructura utilizar para la ficha descriptiva?
A continuación, se presenta una estructura recomendada, ampliamente aceptada en las inspecciones en España:
- Contexto: problemática científica o técnica, limitaciones de las soluciones existentes
- Objetivo de I+D: innovación buscada, incertidumbres a resolver
- Metodología: fases, experimentos, fracasos encontrados, herramientas empleadas
- Resultados: prototipos, algoritmos, demonstraciones, publicaciones
- Conclusión: resultados validados, límites identificados, perspectivas de continuidad
Cada apartado debe respaldarse con elementos concretos: datos, nombres de participantes, fechas, archivos justificativos.
Errores que deben evitarse en la redacción de las fichas
- Utilizar un lenguaje comercial en lugar de un enfoque científico
- Presentar únicamente los resultados finales sin explicar el proceso seguido
- Omitir los fracasos, iteraciones o cambios de enfoque
- Reutilizar fichas estándar sin contextualización para distintos proyectos
¿Qué metodología adoptar para elaborar su expediente de I+D+i?
¿Cuándo comenzar la redacción?
La redacción del expediente de I+D+i debe iniciarse desde el lanzamiento de los proyectos implicados. Esperar al cierre del ejercicio fiscal suele implicar la pérdida de información, imprecisiones o dificultades para recuperar datos clave.
Una elaboración progresiva y continua permite documentar los trabajos en tiempo real, recopilar las evidencias en el momento de su generación y movilizar a los equipos técnicos sin sobrecarga.
¿Quién debe redactar el expediente dentro de la empresa?
El expediente no puede ser responsabilidad de un único departamento. Requiere una colaboración transversal:
- El responsable técnico (jefe de proyecto, ingeniero de I+D) describe las actividades científicas o técnicas y justifica los retos abordados.
- El responsable financiero (control de gestión, director financiero) recopila los datos presupuestarios y de recursos humanos.
En las pymes, un asesoramiento externo (consultoría especializada en I+D+i) puede facilitar esta coordinación. En medianas y grandes empresas, suele designarse un coordinador de I+D+i para liderar todo el proceso.
¿Qué herramientas y modelos utilizar (hojas de cálculo, fichas, etc.)?
Las herramientas deben ser simples, sostenibles y adaptadas a los requerimientos de una posible inspección:
- Fichas descriptivas estructuradas (Word, PDF) según los criterios de la Agencia Tributaria y del Manual de Frascati.
- Hojas de cálculo para el cálculo del crédito fiscal: desglose de gastos, distribución del tiempo, tasas de amortización.
- Hojas de tiempo y certificaciones internas: formatos Excel, herramientas de RRHH o software especializado.
Algunas empresas emplean soluciones informáticas específicas (Leyton, FI Group, Ayming España…), pero estos sistemas deben basarse en datos recopilados y validados internamente.
¿Cómo organizar y clasificar los justificantes?
Centralice todos los elementos en un espacio digital seguro, organizado por proyecto. Para cada operación de I+D+i, conserve:
- Documentación técnica (fichas de proyecto, actas, resultados).
- Justificantes de RRHH (tiempos dedicados, titulaciones, descripciones de puestos).
- Documentos contables (facturas, contratos, cuadros de amortización, documentos de subcontratación).
Utilice una nomenclatura clara, con archivos fechados y versionados. Ejemplo:
- IDi_2025_PROYECTO_X_Ficha_Tecnica_v1.pdf
- IDi_2025_PROYECTO_X_Tiempos_ING_JDupont.xlsx
Esta clasificación rigurosa facilita tanto la elaboración del expediente como la capacidad de respuesta en caso de inspección fiscal o técnica.
Benefíciese de nuestro acompañamiento a medida
Lo que hacemos por usted :
- 1. Diagnóstico técnico y fiscal: identificamos sus proyectos realmente elegibles al crédito fiscal por I+D+i, cruzando los criterios científicos, fiscales y sectoriales definidos por la administración española. Obtendrá una estimación fiable del importe potencial a aplicar.
- 2. Elaboración del expediente técnico y contable: redactamos la totalidad del expediente justificativo, incluyendo el estado del arte, los retos tecnológicos, la metodología, los resultados, el tiempo dedicado, y los elementos de RRHH y financieros. Cada documento cumple con los requisitos de la Agencia Tributaria y de las autoridades competentes.
- 3. Declaración I+D+i y trámites fiscales: realizamos los cálculos, completamos los formularios fiscales necesarios e integramos el beneficio fiscal en su declaración del Impuesto sobre Sociedades. Usted puede centrarse en sus proyectos; nosotros nos encargamos del resto.
- 4. Seguimiento post-declaración y defensa ante inspecciones: en caso de consulta o inspección, le acompañamos en todo momento. Nuestro equipo le prepara, gestiona los intercambios con la administración y defiende su expediente. Nunca estará solo.
Lo que usted gana :
- Ningún tiempo perdido interpretando los criterios técnicos o fiscales
- Un importe I+D+i optimizado y seguro, sin riesgo de regularización
- Un expediente listo para ser defendido, con todas las evidencias requeridas
- Un acompañamiento 100 % a éxito, sin anticipo de honorarios
¿Cuándo y cómo actualizar su expediente de I+D+i cada año?
Seguimiento de operaciones plurianuales
Muchos proyectos de I+D o innovación se extienden a lo largo de varios ejercicios fiscales. Por ello, es fundamental garantizar un seguimiento riguroso de un año a otro. Cada nuevo ejercicio debe incluir una actualización específica de los datos:
- Avance del proyecto
- Nuevos retos tecnológicos encontrados
- Resultados intermedios obtenidos
Aunque el proyecto ya se haya declarado en un ejercicio anterior, la administración española exige una justificación específica para cada período. La simple repetición de los contenidos anteriores no es suficiente.
Ritmo de actualización recomendado
Idealmente, las fichas de proyecto deben actualizarse de forma continua, en función del avance de los trabajos.
Si no es posible, se recomienda realizar un seguimiento trimestral estructurado para recopilar la información progresivamente. Al final del año, es conveniente establecer un hito formal para:
- Congelar los datos de RRHH y financieros
- Finalizar las versiones técnicas de las fichas descriptivas
- Verificar la coherencia general del expediente de I+D+i
Información útil: un expediente actualizado de forma regular no solo es más sólido, sino también mucho más rápido de preparar que uno reconstruido con prisas justo antes de la declaración.
Archivado y trazabilidad de los documentos justificativos
La conservación de las evidencias es tan importante como su elaboración. Cada documento debe archivarse en su versión original, con fecha, y si es posible, con sello de tiempo (timestamp).
Consejo de experto: utilice un espacio seguro (nube profesional o servidor interno) con una estructura homogénea:
- Por ejercicio fiscal
- Por proyecto de I+D+i
- Por tipo de documento (técnico, RRHH, financiero)
El acceso debe estar restringido pero compartido con las personas internas y/o externas implicadas.
En España, el plazo legal mínimo de conservación de la documentación justificativa es de seis años a partir del cierre del ejercicio correspondiente (según la Ley General Tributaria), salvo disposición específica o procedimiento de inspección. En el caso de proyectos plurianuales, la trazabilidad debe abarcar todo el ciclo del proyecto.
BirdINNOVresponde a sus preguntas sobre el expediente de crédito fiscal por I+D+i
¿Existe un formato oficial o modelo obligatorio para el expediente de I+D+i?
No existe un modelo oficial obligatorio proporcionado por la Agencia Tributaria ni por el Ministerio de Ciencia e Innovación. No obstante, la estructura del expediente debe cumplir con los requisitos de justificación exigidos por el ministerio de ciencia y debe estar alineado con los principios del Manual de Frascati.
Esto implica una organización rigurosa y coherente, que incluya:
- Presentación clara y argumentada de los proyectos de I+D+i
- Identificación de las incertidumbres científicas o tecnológicas
- Justificación metódica de los trabajos realizados
- Trazabilidad explícita entre los gastos declarados y las actividades ejecutadas
¿Se puede utilizar una herramienta o software específico para automatizar la elaboración del expediente?
Sí, es posible, y a menudo recomendable, utilizar un software especializado para estructurar, documentar y hacer el seguimiento del expediente de crédito fiscal por I+D+i. Existen diversas soluciones en el mercado español (Leyton, FI Group, Ayming, entre otras), cada una con funcionalidades específicas.
Estas herramientas permiten, en general:
- Centralizar la información técnica, de RRHH y financiera
- Realizar el seguimiento del avance de los proyectos en tiempo real
- Generar automáticamente fichas descriptivas, hojas de tiempo y cuadros de cálculo
Sin embargo, estas soluciones no sustituyen la revisión experta. Sigue siendo imprescindible:
- Verificar la elegibilidad científica de los proyectos
- Redactar con precisión las partes técnicas
- Interpretar correctamente la normativa fiscal aplicable
¿Cómo gestionar un cambio de método contable o de perímetro empresarial?
Cualquier cambio significativo, contable, organizativo o jurídico, debe quedar debidamente documentado en el expediente de I+D+i. Esto incluye, en particular:
- Un cambio de metodología analítica o de imputación de costes
- Una fusión, adquisición o escisión de actividad
- Una modificación en el perímetro de las actividades de I+D+i
En estos casos, la administración espera una justificación clara del impacto sobre:
- Los proyectos en curso
- Los equipos implicados
- Los gastos declarados como I+D+i
Se recomienda incluir una nota explicativa en el expediente, que detalle:
- La naturaleza del cambio
- La fecha de entrada en vigor
- Las medidas adoptadas para garantizar la continuidad, la coherencia y la trazabilidad de las declaraciones
¿Qué ocurre en caso de inspección fiscal del crédito fiscal por I+D+i?
Una inspección fiscal del crédito por I+D+i puede producirse hasta cuatro años después de la declaración (plazo de prescripción general en España), o incluso más en caso de acumulación con otras ayudas públicas o interrupción del plazo. Puede ser iniciada por:
- La Agencia Tributaria, en el marco de una inspección general o específica
- El Ministerio de Ciencia e Innovación, a través de expertos técnicos designados, para evaluar la realidad científica o tecnológica de los proyectos
La administración exigirá entonces la presentación completa del expediente justificativo, y verificará:
- La elegibilidad científica o tecnológica de los proyectos
- La coherencia entre los gastos, los tiempos imputados y los resultados obtenidos
- La existencia de incertidumbres reales tratadas mediante una metodología rigurosa
En caso de anomalía o falta de justificación, podrá:
- Rechazar total o parcialmente el crédito fiscal por I+D+i
- Aplicar sanciones e intereses de demora (hasta un 50 % en caso de incumplimiento grave)
Con BirdINNOV, se beneficia de un acompañamiento completo: revisión del expediente, respuestas técnicas y fiscales fundamentadas, gestión de los intercambios con la administración. Aseguramos su defensa hasta la finalización del procedimiento.
¿Puede el expediente justificativo cubrir varios ejercicios fiscales?
No. Aunque un proyecto de I+D se desarrolle durante varios ejercicios, debe elaborarse un expediente distinto para cada ejercicio declarado. El crédito fiscal solo se aplica a los gastos incurridos durante el ejercicio correspondiente.
Cada versión del expediente debe reflejar:
- El estado real de avance del proyecto al cierre del ejercicio
- Los retos científicos o tecnológicos específicos del período
- Los resultados obtenidos o las líneas de investigación abiertas
Un error común es reutilizar la misma ficha de proyecto de un año a otro. Esto se considera una falta de justificación y puede provocar el rechazo del crédito fiscal correspondiente al ejercicio afectado.
¿Cuál es el plazo legal de conservación del expediente de I+D+i?
En España, el plazo legal de conservación del expediente de I+D+i y de todos sus justificantes (técnicos, de RRHH, financieros) es de cuatro años a partir del año siguiente al de la declaración (según el artículo 66 de la Ley General Tributaria).
Este plazo puede extenderse:
- Hasta seis años, si el incentivo se ha combinado con otras ayudas públicas (por ejemplo, subvenciones del CDTI o el régimen de empresa innovadora)
- Más allá, si existe un procedimiento de inspección o un recurso en curso
Se recomienda adoptar una política de archivo a largo plazo (10 años) para anticiparse a posibles litigios o reconstrucciones complejas del expediente.
¿Se pueden incluir proyectos no finalizados o abandonados en el expediente?
Sí. La elegibilidad de un proyecto al crédito fiscal por I+D+i depende exclusivamente de la metodología científica o tecnológica aplicada, y no de su éxito ni de su comercialización. Un proyecto puede ser:
- Abandonado durante el ejercicio por motivos técnicos, económicos o estratégicos
- No finalizado al 31 de diciembre, pero ya en una fase activa de investigación o desarrollo
Lo importante es demostrar la existencia de una incertidumbre tecnológica o científica tratada de forma rigurosa. Los proyectos abandonados deben documentarse con el mismo nivel de exigencia: retos identificados, pruebas realizadas, decisiones justificadas.
¿Qué elementos pueden utilizarse para probar la metodología científica?
Para demostrar que un proyecto corresponde efectivamente a una actividad de I+D o innovación tecnológica, es esencial aportar pruebas concretas del enfoque seguido. La administración española no acepta declaraciones generales ni explicaciones vagas: exige elementos precisos, fechados y trazables.
Ejemplos de documentación justificativa válida:
- Informes de ensayos, pruebas o experimentaciones, incluyendo hipótesis, protocolos y resultados
- Informes de fallos o iteraciones que muestren la exploración de diferentes vías técnicas
- Documentación interna: cuadernos de laboratorio, registros de errores, logs de simulación, documentación de versiones
- Intercambios entre equipos (emails, notas técnicas, actas de reuniones) que reflejen el análisis conjunto de los retos tecnológicos o científicos
Estos elementos deben demostrar la existencia de una incertidumbre, una metodología estructurada y recursos dedicados en un marco de trabajo organizado.
¿Se puede solicitar ayuda de la administración antes de la declaración?
Sí. El sistema español contempla dos mecanismos que permiten obtener un dictamen previo sobre la elegibilidad de los proyectos de I+D+i:
- Consulta vinculante ante la Agencia Tributaria: permite plantear una cuestión concreta sobre la elegibilidad de un proyecto. En caso de respuesta favorable, esta es jurídicamente oponible y protege la declaración en caso de futura inspección.
- Informe motivado emitido por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades: es un dictamen técnico oficial que acredita el carácter científico o tecnológico de un proyecto. Este procedimiento es altamente recomendable para proyectos complejos, innovadores o en caso de primera declaración.
Estas solicitudes deben presentarse antes de la fecha límite de presentación de la declaración fiscal, y requieren la elaboración de un expediente riguroso, equivalente al que se exigiría en caso de inspección.
