Contabilizar los gastos de investigación y desarrollo (I+D) en España implica respetar normas contables estrictas definidas por el Plan General de Contabilidad (PGC), al tiempo que se maximizan los beneficios fiscales disponibles. Para una empresa innovadora, distinguir correctamente entre las fases de investigación y de desarrollo no solo es una exigencia contable: es una palanca estratégica para activar ciertos costes, amortizar inversiones y asegurar los incentivos fiscales.
¿Cuáles son los gastos de investigación y desarrollo (I+D)?
Diferencias entre los tipos de I+D
Según el Manual de Frascati (OCDE), la investigación y el desarrollo experimental (I+D) se dividen en tres categorías distintas:
- Investigación fundamental: trabajos experimentales o teóricos emprendidos principalmente para adquirir nuevos conocimientos, sin un objetivo comercial inmediato. Busca comprender fenómenos sin resolver un problema específico.
- Investigación aplicada: trabajos originales dirigidos a obtener conocimientos con una finalidad práctica concreta. Busca responder a una necesidad identificada, sentando las bases para una solución innovadora.
- Desarrollo experimental: utilización de los resultados de la investigación (fundamental o aplicada) para crear nuevos productos, procesos o servicios, o para mejorar significativamente los existentes. Supone una viabilidad técnica demostrada y una perspectiva de explotación económica.
Esta clasificación permite identificar mejor las actividades que pueden acogerse a los mecanismos de apoyo a la innovación, tanto en España como a nivel europeo.
Tipología de gastos elegibles en I+D
Los gastos de I+D incluyen:
- Costes de personal directamente implicado en los trabajos
- Materiales y consumibles relacionados con prototipos
- Amortización de equipos asignados a los proyectos
- Gastos externos (estudios, subcontratación, patentes)
- Software específico desarrollado internamente o adquirido
Atención: solo se consideran elegibles los gastos identificables, individualizados y justificables. La documentación del proyecto es clave.
Importancia de la distinción para la contabilidad
La distinción entre investigación y desarrollo determina el tratamiento contable aplicable:
| Fase | Tratamiento contable | Posibilidad de activación | Deducciones fiscales |
|---|---|---|---|
| Investigación | Gasto inmediato | No | Sí (bajo condiciones) |
| Desarrollo | Activación si es elegible | Sí | Sí |
Sin una diferenciación clara, la empresa se arriesga a una regularización en caso de inspección. La administración fiscal española se basa en la documentación técnica del proyecto para validar el tratamiento contable.
¿Cuál es el tratamiento contable de los gastos de investigación?
Imposibilidad de activar los gastos de investigación
Según el PGC español, los gastos asociados a la investigación no pueden ser activados como inmovilizado intangible, debido a la incertidumbre inherente a esta fase, que impide garantizar beneficios económicos futuros.
Esto implica que, incluso si los trabajos se realizan internamente, los costes (salarios, materiales, servicios externos) deben registrarse como gastos del ejercicio.
Contabilización de los gastos de investigación
Se registran como gastos mediante las siguientes cuentas:
- 600 «Compras de materias primas» (si se adquieren suministros)
- 640 «Sueldos y salarios»
- 629 «Otros servicios exteriores»
- 620 «Subcontratación»
- 694 «Gastos de investigación y desarrollo en gasto» (según el plan contable aplicable)
Se detallan en los anexos contables, acompañados de una descripción técnica del proyecto, sus objetivos y duración.
Ejemplos de asientos contables relacionados con la investigación
Ejemplo 1 – Gasto general de investigación
| Fecha | Cuenta | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/2025 | 694 | Gastos de investigación | 30 000 | |
| 572 | Banco | 30 000 |
Ejemplo 2 – Personal afectado a la investigación
| Fecha | Cuenta | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) |
|---|---|---|---|---|
| 31/03/2025 | 640 | Sueldos personal proyecto I+D | 18 000 | |
| 476 | Seguridad social a pagar | 4 000 | ||
| 572 | Banco | 14 000 |
Consejo: un expediente detallado del proyecto (objetivos, duración, equipo, entregables) es esencial para justificar la naturaleza «investigación» en caso de inspección.
¿Cómo contabilizar los gastos de desarrollo?
Condiciones para la activación de gastos
A diferencia de la investigación, los gastos de desarrollo pueden activarse como inmovilizado intangible, si se cumplen los seis criterios siguientes establecidos por el PGC:
- Viabilidad técnica del proyecto
- Intención de finalizar el activo para usarlo o venderlo
- Capacidad técnica y financiera para completarlo
- Probabilidad de beneficios económicos futuros
- Disponibilidad de recursos para el desarrollo
- Medición fiable de los gastos incurridos
Si no se cumplen, los gastos deben permanecer como costes.
Consejo experto: toda activación parcial o anticipada sin documentación puede ser reclasificada como gasto por Hacienda.
Duración del período de amortización
Los gastos activados se registran en la cuenta:
- 203 «Desarrollo»
Se amortizan a partir de la fecha en la que el activo esté listo para su uso. Lo habitual son 5 años, pero puede adaptarse.
La amortización se contabiliza en:
- 680 «Dotaciones por amortización del inmovilizado intangible»
Casos prácticos de contabilización de gastos activados
Ejemplo – Activación de un proyecto de desarrollo
| Fecha | Cuenta | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) |
|---|---|---|---|---|
| 30/06/2025 | 203 | Desarrollo – Proyecto IA industrial | 50 000 | |
| 572 | Banco | 50 000 |
Ejemplo – Amortización anual
| Fecha | Cuenta | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) |
|---|---|---|---|---|
| 31/12/2025 | 680 | Dotación amortización desarrollo | 10 000 | |
| 2803 | Amortización del desarrollo | 10 000 |
¿Qué normas contables se aplican a los gastos de I+D?
Disposiciones del Plan General Contable español (PGC)
El PGC es la referencia principal para contabilizar los gastos de I+D en España. Distingue:
- Cuenta 200: gastos de investigación (siempre como gasto)
- Cuenta 201: gastos de desarrollo (activables bajo condiciones)
- Cuenta 203: activos intangibles derivados del desarrollo
Se exige documentación probatoria para toda activación: expedientes de proyecto, previsiones económicas, cronogramas, presupuestos. Se prohíbe toda activación retroactiva sin justificación previa.
Diferencias con las normas IFRS/NIC
Las normas IFRS utilizan criterios similares pero con un enfoque más flexible:
| Norma | Investigación | Desarrollo | Activación posible |
|---|---|---|---|
| PGC (España) | No | Sí (6 condiciones) | Sí |
| IFRS | No | Sí (viabilidad demostrada) | Sí |
La principal diferencia radica en el nivel de prueba exigido. Las IFRS aceptan una evaluación más cualitativa; el PGC requiere trazabilidad técnica y contable exhaustiva.
Variaciones según el tamaño de la empresa
Las pymes tienen cierta flexibilidad. El PGC-PYMES permite:
- Activar gastos de desarrollo sin estados financieros previsionales, si el proyecto está supervisado técnicamente.
- Obliga a amortizar desde el ejercicio siguiente, con justificación en la memoria.
¿Qué beneficios fiscales están vinculados a los gastos de I+D?
Deducción fiscal y créditos aplicables
España ofrece un régimen fiscal favorable para las actividades de I+D e Innovación Tecnológica (IT), tratadas de forma diferenciada. El principal incentivo es la deducción en el Impuesto sobre Sociedades (IS):
- 25 % de los gastos corrientes de I+D
- 42 % sobre el exceso respecto a la media de los dos años anteriores
- 17 % sobre salarios de personal dedicado a I+D
- 8 % en inversiones en inmovilizado afecto (locales, equipos)
Estas deducciones son acumulables. El total no puede superar normalmente el 25 % de la cuota del IS, salvo si los gastos de I+D superan el 10 %, en cuyo caso el límite asciende al 50 %.
Es posible obtener la devolución de hasta el 80 % del exceso bajo ciertas condiciones.
Condiciones para beneficiarse de las ayudas
Para acceder a estas deducciones, es necesario:
- Justificar la elegibilidad técnica de los proyectos
- Contar con una certificación R+D expedida por un organismo acreditado (ACIE, OTRI)
- Documentar detalladamente los gastos por proyecto, distinguiendo investigación y desarrollo
- Presentar con la declaración del IS el modelo 200 y el formulario 218 si hay deducción anticipada
Se requiere un expediente justificativo completo con contabilidad analítica, partes de horas, presupuestos, contratos y auditorías.
Justificación de gastos en caso de inspección fiscal
La AEAT solo acepta deducciones si:
- Los gastos están identificados individualmente
- El vínculo con los proyectos cualificados está claro y documentado
- El proyecto está validado por el Ministerio de Ciencia, ya sea con informe motivado ex ante o certificado ex post
¿Cómo estructurar la contabilidad de I+D en una empresa?
Cuentas contables a utilizar
| Naturaleza del gasto | Cuenta PGC | Observaciones |
|---|---|---|
| Gastos de investigación | 694 | Siempre en gasto |
| Gastos de desarrollo activado | 203 | Activado como inmovilizado |
| Amortización del desarrollo | 2803 | Contrapartida de 680 |
| Sueldos de personal I+D | 640 | Requiere seguimiento analítico |
| Servicios exteriores | 629 | Identificar claramente proveedores |
| Subvenciones recibidas | 740 | Contabilizar por separado |
Consejo experto: crear un plan analítico por proyecto permite rastrear cada gasto de I+D y justificar su deducibilidad fiscal.
Documentos a conservar para trazabilidad
Para asegurar la deducibilidad y cumplimiento contable, es fundamental conservar:
- Contratos laborales y partes de horas del personal de I+D
- Presupuestos, facturas y pedidos vinculados al proyecto
- Informes técnicos, diarios de pruebas
- Decisiones de validación de fases (de investigación a desarrollo)
- Certificados de ACIE o equivalentes
Procedimientos internos recomendados
Para una contabilidad I+D sólida:
- Formalizar cada proyecto con responsable, presupuesto y cronograma
- Establecer validación formal de fases
- Centralizar la documentación contable y técnica por proyecto
- Crear cuentas analíticas específicas
- Revisar anualmente los criterios de activación y cumplimiento del PGC
Checklist interno:
- Proyecto declarado con objetivos precisos
- Fases I/D claramente delimitadas
- Cuentas dedicadas abiertas en el PGC
- Justificantes archivados electrónicamente
- Revisión anual del expediente fiscal
