Dossier de crédit d’impôt recherche
Comment être complet et conforme ?
Constituez un dossier CIR complet, conforme et opposable en cas de contrôle.
- Traçabilité technique et financière de vos projets de R&D
- Justification conforme au BOFiP et au modèle officiel du MESR
- Accompagnement de A à Z : structuration, rédaction, vérification
- Rémunération au résultat : vous ne payez qu’en cas de succès
Un premier échange pour analyser vos projets de R&D, comprendre vos enjeux et évaluer le montant potentiel de votre Crédit d’Impôt Recherche.
Qu’est-ce qu’un dossier de crédit d’impôt recherche ?
Objectif du dossier justificatif
Le dossier de crédit d’impôt recherche (CIR) est un document justificatif produit par l’entreprise pour démontrer l’éligibilité de ses activités de recherche au regard des critères fixés par l’administration fiscale. Il s’agit d’un corpus technique et financier qui permet de prouver, a posteriori, que les projets déclarés respectent les conditions du BOFiP (BOI-BIC-RICI-10-10-20).
Son objectif est double :
- Sécuriser la déclaration CIR face à un contrôle fiscal ou une demande d’information de l’administration ;
- Structurer en interne la traçabilité des travaux de R&D, des ressources humaines mobilisées et des dépenses associées.
Pourquoi est-il indispensable pour sécuriser votre CIR ?
Un dossier CIR bien constitué permet d’éviter les redressements, qui peuvent porter sur plusieurs années et engendrer des remboursements importants, avec pénalités et intérêts de retard. Lors d’un contrôle, l’administration demande des preuves précises, datées, sourcées, sans quoi elle peut requalifier les travaux comme non éligibles.
Sans ce dossier, la charge de la preuve repose uniquement sur des déclarations, souvent jugées insuffisantes. À l’inverse, un dossier solide constitue une preuve opposable qui limite les risques de contestation.
Dans quels cas le dossier peut-il être demandé par l’administration ?
Le dossier CIR peut être exigé dans trois situations :
- Contrôle fiscal a posteriori, initié par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) suite à une déclaration.
- Contrôle scientifique mené par le MESRI (Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation) via des experts techniques.
- Demande ponctuelle d’éclaircissement, dans le cadre d’une vérification de cohérence ou d’un contrôle sur pièces.
Bon à savoir : la loi n’impose pas formellement un format unique, mais elle exige que le contribuable soit en mesure de justifier chaque dépense déclarée ainsi que le caractère scientifique ou technique des opérations.
Informations
Quels éléments inclure dans un dossier CIR complet et conforme ?
Présentation de l’entreprise et de son activité de R&D
Commencez par situer l’entreprise dans son environnement :
- Secteur d’activité
- Organisation de la R&D (interne, externalisée, mixte)
- Historique d’innovation
- Objectifs technologiques ou scientifiques poursuivis
Tableau synthétique des opérations de R&D
Ce tableau permet de visualiser rapidement l’ensemble des projets déclarés. Il doit inclure, pour chaque opération :
- Référence projet
- Intitulé
- Domaine scientifique
- Objectif
- Durée
- Résultat attendu
- État d’avancement
Ce tableau sert de porte d’entrée pour les vérificateurs : il structure la lecture et facilite la compréhension globale du périmètre R&D.
Fiches descriptives détaillées des opérations éligibles
Chaque projet doit faire l’objet d’une fiche individuelle structurée contenant :
- Le problème technique ou scientifique identifié
- La démarche de résolution (hypothèses, essais, itérations)
- Les résultats (positifs ou non)
- Les collaborateurs impliqués et les moyens utilisés
Ces fiches doivent être argumentées, factuelles, datées et exemptes de tout langage marketing.
Justificatifs RH : salaires, temps, diplômes, organisation
Pour chaque personne déclarée, conservez :
- Contrat de travail
- Fiche de poste
- Diplôme justifiant de la qualification scientifique
- Répartition du temps passé sur les projets (feuilles de temps, attestations hiérarchiques)
Attention : l’administration exige une traçabilité fine des temps R&D. L’absence de justification peut entraîner une exclusion des charges associées.
Justificatifs financiers : dépenses, amortissements, sous-traitance
Conservez tous les documents liés aux charges déclarées :
- Factures de matériel, amortissements, licences logicielles
- Contrats et factures de sous-traitance (avec attestation d’agrément CIR)
- Calculs des charges indirectes selon la méthode de l’entreprise
Annexes techniques selon le secteur
Certaines industries nécessitent des annexes spécifiques :
- Informatique : schémas d’architecture, logs de test, documentation technique
- Biotech : protocole expérimental, résultats d’essais, validation clinique
- Industrie : plans techniques, rapports de non-conformité, bancs d’essai
Adaptez toujours le contenu aux exigences de votre secteur d’activité.
Tableurs et documents à conserver en cas de contrôle
Préparez un dossier électronique ou physique avec :
- Le fichier de calcul du CIR (base fiscale)
- Les versions datées des fiches projets
- Les rapports internes de validation technique
- Tous les échanges avec des prestataires ou partenaires scientifiques
Comment décrire efficacement une opération de R&D éligible ?
Les critères pour qualifier une opération comme R&D
L’administration s’appuie sur la définition Frascati de l’OCDE, reprise dans le BOFiP. Une opération de R&D doit :
- Comporter une incertitude scientifique ou technique non triviale
- Poursuivre un objectif de progrès de la connaissance ou des capacités techniques
- Mobiliser une démarche expérimentale rigoureuse
- Aboutir à un résultat original, qu’il soit concluant ou non
Attention : Toute activité relevant du développement commercial, du prototypage simple ou de l’optimisation produit est exclue.
Comment démontrer la nouveauté scientifique ou technique ?
L’un des points clés est de démontrer que le projet ne pouvait pas être résolu par des solutions existantes. Pour cela, utilisez :
- Une revue de l’état de l’art (scientifique, brevets, publications)
- Des analyses de faisabilité infructueuses
- Des hypothèses testées et non validées
- Des résultats intermédiaires non reproductibles ou partiellement aboutis
Quelle structure utiliser pour la fiche descriptive ?
Voici un modèle de structure efficace, largement accepté lors des contrôles :
- Contexte : problématique technique ou scientifique, limites de l’existant
- Objectif R&D : progrès recherché, incertitudes à lever
- Méthodologie : phases, expérimentations, échecs, outils utilisés
- Résultats obtenus : publications, maquettes, algorithmes, démonstrateurs
- Conclusion : éléments validés, limites, perspectives de poursuite
Chaque partie doit être illustrée par des données, des noms d’intervenants, des dates ou des fichiers de preuve.
Les erreurs à éviter dans la rédaction des fiches
- Utiliser un langage commercial au lieu d’un raisonnement scientifique
- Décrire uniquement des résultats sans expliciter la démarche suivie
- Ne pas documenter les échecs ou pivots techniques
- Réutiliser la même fiche pour plusieurs projets, sans contextualisation
Quelle méthodologie adopter pour constituer son dossier CIR ?
Quand commencer la rédaction ?
La rédaction du dossier CIR doit démarrer dès le lancement des projets concernés. Attendre la clôture de l’exercice revient à courir après des informations disparues ou imprécises. Une constitution progressive, au fil de l’eau, permet de documenter les travaux en temps réel, de capter les preuves dès leur production, et d’impliquer les équipes techniques sans surcharge.
Qui doit rédiger le dossier dans l’entreprise ?
Le dossier ne peut pas être porté par un seul service. Il repose sur un travail conjoint :
- Le référent technique (chef de projet, ingénieur R&D) fournit la description scientifique et justifie les verrous ;
- Le responsable financier (contrôle de gestion, DAF) consolide les données budgétaires et RH.
Dans les PME, un accompagnement externe permet de structurer cette collaboration efficacement. Dans les ETI ou grands groupes, un pilote CIR est souvent désigné pour coordonner l’ensemble.
Quels outils et modèles utiliser (tableurs, fiches, etc.) ?
Les outils doivent rester simples, lisibles et pérennes :
- Fiches descriptives structurées (Word, PDF) selon les critères BOFiP.
- Tableurs de calcul CIR : ventilation par poste de dépense, prorata de temps, taux d’amortissement.
- Feuilles de temps et attestations internes : formats Excel, outils RH ou solutions métiers.
Certaines entreprises utilisent des solutions logicielles spécialisées (G.A.C., Sogedev, Ayming…), mais elles doivent toujours s’appuyer sur des données collectées en interne.
Comment organiser et classer les justificatifs ?
Centralisez tous les éléments dans un dossier numérique sécurisé, organisé par projet. Pour chaque opération de R&D, conservez :
- Les documents techniques (fiches, comptes-rendus, résultats).
- Les preuves RH (temps passés, diplômes, organigrammes).
- Les pièces comptables (factures, tableaux d’amortissement, contrats de sous-traitance).
Utilisez une nomenclature claire, avec des fichiers datés et versionnés. Exemple :
- CIR_2025_PROJET_X_Fiche_Technique_v1.pdf
- CIR_2025_PROJET_X_Temps_ING_JDupont.xlsx
Ce classement facilite non seulement la production du dossier, mais aussi la réactivité en cas de contrôle.
Bénéficiez de notre accompagnement sur-mesure
Ce qu’on fait pour vous :
- 1. Diagnostic technique & fiscal : nous identifions vos projets réellement éligibles au CIR, en croisant critères scientifiques, fiscaux et sectoriels. Vous obtenez une estimation fiable du montant mobilisable.
- 2. Montage du dossier scientifique & comptable : nous rédigeons intégralement le dossier justificatif, avec état de l’art, verrous, méthodologie, résultats, temps passés, éléments RH et financiers. Chaque pièce est conforme aux exigences de l’administration.
- 3. Déclaration CIR & formalités fiscales : nous réalisons les calculs, remplissons les formulaires (2069-A-SD) et intégrons le crédit d’impôt à votre liasse fiscale. Vous restez concentré sur vos projets, nous gérons le reste.
- 4. Suivi post-déclaration & contrôle : en cas de question ou de contrôle, nous sommes à vos côtés. Notre équipe vous prépare, répond à l’administration et défend le dossier. Vous n’êtes jamais seul.
Ce que vous y gagnez :
- Aucun temps perdu à déchiffrer les critères fiscaux ou scientifiques
- Un montant CIR optimisé et sécurisé, sans risque de redressement
- Un dossier prêt à défendre en cas de contrôle, avec toutes les preuves attendues
- Un accompagnement 100 % au succès, sans avance de frais
Quand et comment mettre à jour son dossier CIR chaque année ?
Suivi des opérations pluriannuelles
De nombreux projets de R&D s’étalent sur plusieurs exercices fiscaux. Il est donc crucial d’assurer un suivi rigoureux d’une année à l’autre.
Chaque nouvelle période doit faire l’objet d’une actualisation des données :
- Avancement du projet.
- Nouveaux verrous rencontrés.
- Résultats intermédiaires obtenus.
Même si le projet a déjà été déclaré, l’administration attend une justification distincte pour chaque exercice. Une simple reconduction de la fiche précédente est insuffisante.
Rythme de mise à jour conseillé
Idéalement, mettez à jour vos fiches projets en continu, au fil des travaux réalisés. À défaut, un point trimestriel permet de structurer la collecte d’informations.
En fin d’année, un jalon formel doit permettre de :
- Geler les données RH et financières.
- Finaliser les versions techniques des fiches.
- Vérifier la cohérence globale du dossier.
Bon à savoir : un dossier mis à jour régulièrement est plus robuste et plus rapide à produire qu’un dossier reconstitué en urgence avant dépôt.
Archivage et traçabilité des pièces justificatives
La conservation des preuves est aussi importante que leur production. Chaque document doit être archivé dans sa version d’origine, datée, et idéalement horodatée.
Astuce d’expert : utilisez un espace sécurisé (cloud professionnel ou serveur interne) avec une organisation uniforme par année, par projet et par type de pièce (technique, RH, financière). Prévoyez un accès restreint mais partagé entre les interlocuteurs concernés.
La durée légale de conservation des justificatifs à présenter à l’administration est au minimum six ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, sauf dispositions particulières ou contrôles spécifiques. En cas de projet pluriannuel, la traçabilité doit couvrir l’ensemble du cycle.
BirdINNOVRépond à vos questions sur le dossier CIR
Existe-t-il un format officiel ou un modèle imposé pour le dossier CIR ?
Il n’existe aucun modèle officiel obligatoire fourni par l’administration fiscale ou par le MESRI. Cependant, la structure du dossier doit impérativement répondre aux exigences définies dans le BOFiP (Bulletin officiel des finances publiques) et, le cas échéant, aux attentes de la référéabilité MESRI, notamment en cas de demande d’avis d’éligibilité ou de contrôle scientifique.
Cela implique une organisation logique et complète :
- Présentation claire des projets de R&D.
- Mise en évidence des verrous scientifiques ou techniques.
- Justification méthodique des travaux réalisés.
- Traçabilité entre les dépenses déclarées et les activités.
Peut-on utiliser un outil ou logiciel spécifique pour automatiser la constitution du dossier ?
Oui, il est tout à fait possible, et souvent pertinent, d’utiliser un logiciel spécialisé pour structurer et documenter votre dossier de crédit d’impôt recherche. Plusieurs solutions existent sur le marché (Circeo, G.A.C., Ayming, YooSoft…), chacune avec ses spécificités.
Ces outils permettent généralement de :
- Centraliser les informations techniques, RH et financières.
- Suivre l’avancement des projets en temps réel.
- Générer automatiquement les fiches descriptives, feuilles de temps et tableaux de calculs.
Cependant, un logiciel ne remplace jamais la vérification humaine. Il reste indispensable de valider l’éligibilité scientifique des projets, de rédiger les parties techniques avec rigueur et d’interpréter la doctrine fiscale.
Comment gérer un changement de méthode comptable ou de périmètre d’entreprise ?
Tout changement significatif, qu’il soit comptable, organisationnel ou juridique, doit être clairement documenté dans le dossier CIR. Cela concerne notamment :
- Un changement de méthode analytique ou d’imputation des coûts.
- Une fusion, une acquisition ou une scission d’activité.
- Un élargissement ou une réduction du périmètre de R&D.
Dans ces cas, l’administration attend une justification précise de l’impact sur :
- Les projets en cours.
- Les effectifs déclarés.
- Les dépenses affectées au CIR.
Il est recommandé d’ajouter une note explicative dans le dossier, exposant la nature du changement, sa date d’entrée en vigueur, et les mesures prises pour garantir la continuité et la traçabilité des déclarations.
Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal du CIR ?
Un contrôle fiscal du CIR peut survenir jusqu’à trois ans après la déclaration, voire plus en cas de cumul avec d’autres aides ou de suspension de la prescription. Il peut être initié par :
- La DGFIP, dans le cadre d’un contrôle fiscal classique ou ciblé.
- Le MESRI, pour évaluer la réalité scientifique des projets.
L’administration exigera alors la présentation complète du dossier justificatif. Elle vérifie :
- L’éligibilité technique des projets.
- La cohérence entre les dépenses, les temps passés et les résultats.
- L’existence de verrous scientifiques réels, justifiés par une démarche rigoureuse.
En cas d’anomalie ou d’absence de preuve, elle peut :
- Rejeter tout ou partie du crédit d’impôt.
- Appliquer des pénalités (jusqu’à 40 %) et des intérêts de retard.
Avec BirdINNOV, vous bénéficiez d’un accompagnement complet : revue du dossier, réponses argumentées, gestion des échanges avec les inspecteurs. Nous défendons votre position jusqu’à la clôture du contrôle.
Le dossier justificatif peut-il couvrir plusieurs années ?
Non. Même si un projet de R&D s’étale sur plusieurs exercices fiscaux, vous devez constituer un dossier distinct pour chaque année déclarée. Le crédit d’impôt s’applique sur les dépenses engagées durant un exercice donné ; à ce titre, l’administration attend une démonstration précise des activités menées uniquement sur la période concernée.
Chaque version du dossier doit donc refléter :
- L’avancement réel du projet à la clôture de l’année.
- Les verrous scientifiques ou techniques rencontrés durant la période.
- Les résultats obtenus ou pistes ouvertes.
Une erreur fréquente consiste à reproduire une fiche à l’identique d’une année à l’autre. Cela est considéré comme un défaut de justification et peut conduire au rejet du CIR pour l’exercice en question.
Quelle est la durée légale de conservation du dossier CIR ?
Le dossier CIR, avec l’ensemble de ses justificatifs techniques, RH et comptables, doit être conservé pendant au minimum trois ans à compter de l’année suivant celle de la déclaration. C’est le délai de droit commun prévu par l’article L169 du Livre des procédures fiscales.
Mais ce délai peut être étendu :
- À six ans en cas de cumul avec une aide publique (ex : statut JEI, subvention Bpifrance).
- Au-delà si la prescription est suspendue ou interrompue, par exemple en cas de contrôle en cours ou de procédure contentieuse.
Il est donc fortement recommandé d’adopter une politique d’archivage longue durée, idéalement 10 ans, pour se prémunir contre tout litige ou reconstitution difficile.
Peut-on inclure des projets non finalisés ou abandonnés dans le dossier ?
Oui. L’éligibilité d’un projet au crédit d’impôt recherche ne dépend ni de sa réussite, ni de sa commercialisation, mais exclusivement de la démarche scientifique ou technique engagée. Un projet peut donc être :
- Abandonné en cours de route pour des raisons techniques, économiques ou stratégiques.
- Non finalisé au 31 décembre, mais déjà engagé dans une phase de recherche active.
Ce qui compte, c’est de démontrer que le projet a généré une incertitude technique ou scientifique, traitée de manière structurée. Les projets interrompus doivent être décrits avec le même niveau d’exigence : verrous identifiés, tests réalisés, décisions prises.
Quels éléments peuvent être utilisés pour prouver la démarche scientifique ?
Pour démontrer qu’un projet relève bien de la R&D, vous devez apporter des preuves concrètes de la démarche scientifique ou technique engagée. L’administration ne se satisfait pas d’intentions ou de déclarations générales : elle attend des éléments précis, datés, traçables.
Voici des exemples de pièces pertinentes :
- Comptes rendus d’essais, de tests ou d’expérimentations documentant les hypothèses et les résultats.
- Rapports d’échec ou d’itérations montrant l’exploration de différentes pistes techniques.
- Supports internes : cahiers de laboratoire, relevés de bugs, logs de simulations, documentation de versions.
- Échanges entre équipes (mails, notes techniques, réunions projet) prouvant la réflexion collective autour de verrous.
Peut-on obtenir une aide de l’administration en amont du dépôt ?
Oui. Il existe deux dispositifs pour obtenir une validation anticipée de votre démarche CIR :
- Le rescrit fiscal auprès de la DGFIP. Il vous permet de poser une question sur l’éligibilité de vos projets au crédit d’impôt. La réponse de l’administration, si elle est favorable, est opposable : elle vous protège en cas de contrôle ultérieur.
- L’avis d’éligibilité scientifique auprès du MESRI, via un dossier technique complet. Ce mécanisme est particulièrement recommandé pour les projets complexes, ou en cas de premier dépôt.
Ces demandes doivent être déposées avant la date limite de dépôt de la déclaration fiscale (liasse + formulaire 2069-A-SD). Elles exigent un dossier préparé avec le même niveau de rigueur qu’en cas de contrôle.
